Промяната е по Кодекса на труда (ДВ, бр. 85 от 2023 г.). По-долу е какво се вписва, кога и как, какво става със старата книжка и как служителят вижда своя запис.
Какво е електронната трудова книжка
Официално тя се казва единен електронен трудов запис. Пази се в регистъра на заетостта, който води НАП. В него се събират всички трудови договори на човека, като всеки работодател добавя своите данни.
В записа има:
- данни за работодателя и за служителя;
- датите на сключване, изменение и прекратяване на договора и основанията за тях;
- срока на договора, ако е срочен;
- основната заплата и длъжността;
- основната икономическа дейност на работодателя.
Кога работодателят подава електронен трудов запис
| Събитие | Срок |
|---|---|
| Сключване на трудов договор | 3 дни от сключването |
| Изменение на договора: заплата, длъжност, работно време, място на работа, срок, платен отпуск | 3 дни от изменението |
| Командироване в чужбина | 3 дни |
| Запор върху заплатата или вдигането му | 3 дни от получаването на съобщението |
| Прекратяване на договора | 7 дни от прекратяването |
| Обезщетение при пенсиониране или болест | 7 дни от изплащането |
| Смяна на работодателя при сливане, продажба или наем на предприятието | 10 дни |
Новата наредба разширява случаите на изменение, за които се подава запис. Сред тях са основната заплата, работното време, мястото на работа и платеният отпуск. Не се подава за краткотрайна сезонна селскостопанска работа, за командировка в страната и за временна промяна на мястото на работа до 30 работни дни.
Служителят започва работа, след като получи екземпляр от договора и копие от вписването, заверено от НАП (чл. 63 от Кодекса на труда).
Ако срокът е изпуснат
Закъснял запис НАП не вписва. Вписването става само след влязло в сила задължително предписание от Инспекцията по труда. Тогава записът се подава на електронен носител, с придружително писмо, в офис на НАП.
Ако НАП върне записа заради грешка в данните, работодателят има 3 дни от получаването на протокола, за да го поправи и подаде отново.
Сроковете от 3 и 7 дни се изпускат лесно, когато има няколко назначения наведнъж. Вписванията за служителите на клиентите си правим като част от услугата ТРЗ и личен състав.
Как се подава
- Онлайн в портала на НАП, с квалифициран електронен подпис. Услугата е „Приемане на данни за електронни трудови записи за сключване, изменение и прекратяване на трудов договор“.
- В офис на НАП на електронен носител, с придружително писмо по образец.
Файлът е във формат, определен от НАП. Безплатна програма за него има в сайта на агенцията, в раздел „Програмни продукти“. Който е имал достъп до старата услуга за уведомленията по чл. 62, има достъп и до новата.
Договорите, сключени преди 1 юни 2025 г., не се вписват наново. Те са прехвърлени от стария регистър. Нов запис се подава за тях, едва когато нещо се промени: допълнително споразумение, прекратяване и др.
Какво става с хартиената трудова книжка
Старата книжка остава официален документ за всичко, вписано в нея. До 1 юни 2026 г. всеки работодател трябваше да запише в нея стажа на служителя при себе си към 1 юни 2025 г. и да я върне веднага. Ако сте напуснали след 1 юни 2025 г., това е трябвало да стане при напускането.
Ако книжката е изгубена след 1 юни 2025 г., нова издава Инспекцията по труда. Стажът отпреди тази дата се вписва по заявление-декларация, с удостоверения от предишните работодатели.
Как служителят вижда записа си
В портала на НАП с ПИК или квалифициран електронен подпис, или с искане в офис на НАП. Информация за стажа може да поискате и така, че НАП да я изпрати направо на имейла на работодателя. Бъдещ работодател я получава само с ваше писмено съгласие. Как се взема ПИК, вижте в статията за проверката на осигуровките по ЕГН.
Често задавани въпроси
Има ли още уведомление по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда?
Не. От 1 юни 2025 г. то е заменено с електронен трудов запис, който работодателят подава в регистъра на заетостта.
В какъв срок се вписва нов трудов договор?
До 3 дни от сключването. Служителят не може да започне работа, преди да получи договора и копие от вписването.
Трябва ли запис при увеличение на заплатата?
Да. Изменението на основната заплата е сред промените, за които се подава електронен трудов запис до 3 дни.
Какво става, ако работодателят изпусне срока?
НАП не приема записа. Вписването става само след задължително предписание от Инспекцията по труда.
Валидна ли е още хартиената трудова книжка?
Да, за всичко вписано в нея до 1 юни 2025 г. Работодателят трябваше да запише в нея стажа при себе си към тази дата и да ви я върне.
В каква валута се вписва заплатата?
От 1 януари 2026 г. — в евро.
Източници: Кодекс на труда, чл. 62, ал. 3 и 4, чл. 63, ал. 1; Закон за изменение и допълнение на Кодекса на труда (ДВ, бр. 85 от 2023 г.), § 22 и § 24; Наредба за вписване в регистъра на заетостта; НАП — „Регистър на заетостта“ и „Въпроси и отговори за Регистъра на заетостта“. Проверено на 8 октомври 2026 г.